Přejít na hlavní obsah

Jak si zorganizovat čas. Netraťte už ani vteřinu

Některé z technik time managementu můžou pomoci zefektivnit vaši práci.

Time management není o schopnosti zvládnout co nejvíce věcí za co nejkratší dobu, ale spíše o schopenosti vychutnat si cestu za dosažením cílů a prožít ji beze stresů.

Odkládání úkolů nikdy nebylo snazší než dnes. Sociální sítě, kavárenské povalečství a pocit, že povinností neustále přibývá a náš život je jenom nahánění termínů a stres. Slyšeli jste ale o time managementu?

Už jen prostý seznam úkolů v diáři a správné určení jejich priorit může být řešením, jak vykličkovat z bludiště nesplněných deadlinů a pocitu marnosti z nedokončené práce. Time management neboli řízení času je dnes už známým pojmem, ale přesto si řada lidí neuvědomuje, jak význačným pomocníkem může být.

„Time management je součástí sebeřízení, schopnosti pracovat sám na sobě a sám se sebou. Nepomohou nám sebeúčinnější techniky, pokud nemáme vůli něco se svým životem udělat a odvahu ke změně. Nestačí si přečíst knihu o time managementu a doufat, že techniky v ní popsané zázračně zaberou. Důležité je mít motivaci a vědět, co je důležité a čeho chceme dosáhnout,“ vysvětluje Jiří Vander z katedry sociální politiky a sociální práce na fakultě sociálních studií, kde tento semestr vede kurz s názvem Sebeřízení a time management.

Řízení času obecně zahrnuje velké množství postupů a nástrojů, které nám mohou pomoci náš čas lépe zorganizovat, a naši práci tím zefektivnit. Patří tam plánování a dělení času, určování priorit, ale například i analýza denních činností a pochopení, kde se čas zbytečně ztrácí a jak jej lépe využít. Typickým příkladem je prokrastinování na sociálních sítích či přepínání videí na Youtube, které nás stojí mnohem víc času, než si uvědomujeme.

Time management v praxi
Jak tedy s organizací vlastního času začít? „Důležité je zavčas se vzpamatovat a uvědomit si, že sprintováním z jedné slepé uličky do druhé světu nijak nepomůžeme,“ myslí si Martina Turečková, která na filozofické fakultě vedla kurz Time management a která se tématu organizace času věnuje i profesně.

V současnosti se v oblasti time managementu mluví o čtvrté generaci modelů. Jejich úkolem už není jenom prostá organizace času, ale také zmírnění stresu a dosažení toho, že nás práce bude bavit. „Time management již dávno není o kvantitě, o schopnosti zvládnout co nejvíce věcí za co nejkratší dobu, ale spíše o kvalitě, být schopen vychutnat si cestu za dosažením cílů, prožít ji beze stresů,“ objasňuje Vander.

>> 10 tipů, jak se znovu naučit soustředit

Hned na začátek je důležité si vytvořit určitý denní rytmus, aby člověk zjistil, kdy se nejlépe soustředí na učení či práci, a naučit se odpočívat a relaxovat. „I když motivace stresem je pro někoho účinná, je lepší, když se člověk dokáže přinutit k práci sám, na základě toho, že jej práce baví. Cestu, jak to udělat, si musí každý najít. Mylnou domněnkou, kterou mnozí mají, je, že se pomocí technik, které time management předkládá, dokážou zlepšit – pokud možno bezbolestně. I když metody dokážou pomoci, vždy je ke změně naučeného chování nutné vynaložit velké úsilí,“ upozorňuje Vander.

Vystačíte si i s diářem
Základem úspěšného time managementu je určení priorit a rozdělení času podle jejich důležitosti. Jeden z modelů například dělí čas na kvadranty. První obsahuje činnosti, které jsou důležité a naléhavé, druhý ty, které jsou důležité, ale tolik netlačí. Třetí a čtvrtý kvadrant zahrnuje úkoly, které jsou naléhavé, ale nedůležité, a pak ty nedůležité, které nespěchají.

Na podobná řešení jako zmíněné kvadranty nebo typické to-do listy není třeba nic jiného, než tužka a papír. Do diáře si můžete nejen sepsat všechny úkoly, ale třeba i určit jejich prioritu podle toho, zda je potřebujete splnit v daném měsíci, týdnu nebo dni. Vizuální přehled vám pomůže soustředit se jenom na to, co je v dané chvíli důležité, a odložit bokem vše ostatní.

V dnešní době existuje i řada virtuálních nástrojů a aplikací, které vám s nastartováním řízení času mohou snadno pomoct. Na začátek můžete zkusit takzvané time meters, nástroje na měření času, díky kterým lehce zjistíte, jakými činnostmi trávíte den a kde byste ztracený čas mohli využít lépe. Existují také aplikace, které vám například zablokují vybrané stránky ve vámi určeném časovém rozpětí, čímž zabrání zbytečnému potulování se po internetu. Pokud využíváte elektronický diář, je dobré si ho synchronizovat na všech mobilních zařízeních, a mít tak všechny aktuální úkoly hned po ruce.

„Vyzkoušela jsem spoustu vychytávek a nakonec jsem zůstala u diáře, kam můžu zahrnout vše podstatné. Přijde mi, že všechny pomůcky jsou užitečné, dokud se člověk nestane jejich otrokem. Nejdůležitější je vybrat si svou cestu, v mém případě tu nejjednodušší – určit si, co je důležité, dát si prostor pro odměny a naučit se soustředit. Pak jde všechno hravěji než s jakýmikoliv vychytávkami,“ dělí se o zkušenost studentka psychologie Zuzana Tomášková.

Hlavní novinky